...

Состав получателей обычно определяет автор первого письма в переписке. По умолчанию Вы должны отвечать на всех (аналогия - "идет общее обсуждение в общей комнате"). Ответ в режиме "только отправителю" используется для осознанного вывода отправителя в приватную беседу (аналогия - "пригласить человека из общей комнаты и приватно посовещаться"). Если Вы отвечаете только отправителю, то в начале этого "сепаратного" письма нужно этот факт явно обозначить (например, словами "убрал всех из копии, хочу посоветоваться").

...

Удаление людей из переписки требуется очень редко. Для этого должны быть какие-то существенные причины - и лучше этого не делать. А если делать, то только "своих" и с их согласия (например, предупредив, что "я тебя из переписки сейчас исключаю, тема в моей зоне ответственности, ничего принципиального там нет, а если будет - скажу"). При этом стОит необходимо в самом начале письма явно указать факт изменения списка получателей указать (например, "пока убираю из копии Иванова"), чтобы все участники могли сориентироваться в ситуации/.

Важный вопрос - отдельным письмом

...

Переписка могла начинаться с чего угодно и содержать самые неожиданные моменты: утверждения, что кто-то есть нехороший человек, финансовые условия, приватную информацию. Расширяя список получателей, нужно быть уверенным, что никто не обидится, никто и ничто не пострадает.  При При этом стОит стоит в самом начале письма явно указать факт добавления человека к переписке (например, "+Иванов" или "добавляю в копию Иванова"), чтобы все участники могли сориентироваться в ситуации.

...

Пока Вы писали ответ, дискуссия могла уйти вперед и Ваше письмо может стать неактуальным, либо может увести дискуссию в другое русло. Отвечать стОит стоит только на самое последнее письмо (при отсутствии новых сообщений по теме в почтовом ящике на момент отправки). Подход "пришел на работу, в почте 200 писем, иду от старых и отвечаю по мере прочтения" НЕ рекомендуется. Правильная практика - работать в два прохода:

...

Связано с пунктом "Важный вопрос - отдельным письмом". На один вопрос из нескольких заданных отвечают только "нехорошие" люди. Если уважаешь отправителя, то отвечать стОит нужно на все вопросы. Хотя могут быть нюансы нюансы

Ставьте коллегу в скрытую копии - если хотите его предупредить

...