Ниже приведен ряд правил, которые очень рекомендуется соблюдать при общении по электронной почте.
Тактика "пробежал письмо, увидел в одном абзаце знакомые слова, ответил" не приветствуется. Очень часто в письмах обсуждается сразу несколько проблем, отвечая только на один абзац и не понимая общей логики обсуждения, Вы рискуете в лучшем случае попасть в неловкое положение. В худшем - подставить коллег или партнеров. В среднем случае - сбить всех с толку. Другая формулировка данного правила - "отвечайте только тогда, когда 1) ВСЕ понимаете 2) Вам есть, что сказать по сути и/или Ваш ответ необходим".
Состав получателей обычно определяет автор первого письма в переписке. По умолчанию Вы должны отвечать на всех (аналогия - "идет общее обсуждение в общей комнате"). Ответ в режиме "только отправителю" используется для осознанного вывода отправителя в приватную беседу (аналогия - "пригласить человека из общей комнаты и приватно посовещаться"). Если Вы отвечаете только отправителю, то в начале письма нужно этот факт явно обозначить (например, словами "убрал всех из копии, хочу посоветоваться").
Удаление людей из переписки требуется очень редко. Для этого должны быть какие-то существенные причины - и лучше этого не делать. А если делать, то только "своих" и с их согласия (например, предупредив, что "я тебя из переписки сейчас исключаю, тема в моей зоне ответственности, ничего принципиального там нет, а если будет - скажу"). При этом необходимо в самом начале письма явно указать факт изменения списка получателей (например, "пока убираю из копии Иванова"), чтобы все участники могли сориентироваться в ситуации.
Важный вопрос нужно не лениться и оформлять отдельным письмом. Если в одном письме несколько вопросов, то "нехороший" человек ответит только на один (на который захочет).
Допускается группировка в одном письме нескольких связанных вопросов по одной теме (декомпозиция одного сложного вопроса на несколько мелких).
Если Вы начинаете переписку, стоит потратить немного времени и правильно сформулировать тему сообщения. Тема письма должна быть краткой, информативной и максимально соответствовать содержимому письма. Письма без темы зачастую игнорируются.
Небольшое количество ошибок вызывает улыбку, среднее - раздражение, большое - делает письмо не читаемым. В любом случае, страдает репутация пишущего.
Переписка могла начинаться с чего угодно и содержать самые неожиданные моменты: утверждения, что кто-то есть нехороший человек, финансовые условия, приватную информацию. Расширяя список получателей, нужно быть уверенным, что никто не обидится, никто и ничто не пострадает. При этом стоит в самом начале письма явно указать факт добавления человека к переписке (например, "+Иванов" или "добавляю в копию Иванова"), чтобы все участники могли сориентироваться в ситуации.
Прежде чем подключить кого-то к переписке, убедитесь, что текущие участники не будут против. Например, если в переписке есть начальник, а Вы подключаете к переписке его подчиненного, то в большинстве случаев это не встретит понимания, поскольку подключать к переписке своего подчиненного или нет - решает руководитель. При этом стоит в самом начале письма явно это указать (например, "+Иванов" или "добавляю в копию Иванова"), чтобы все участники могли сориентироваться в ситуации.
Пока Вы писали ответ, дискуссия могла уйти вперед и Ваше письмо может стать неактуальным, либо может увести дискуссию в другое русло. Отвечать стоит только на самое последнее письмо (при отсутствии новых сообщений по теме в почтовом ящике на момент отправки). Подход "пришел на работу, в почте 200 писем, иду от старых и отвечаю по мере прочтения" НЕ рекомендуется. Правильная практика - работать в два прохода:
Альтернатива - начинать обработку почты, начиная с более новых писем.
Связано с пунктом "Важный вопрос - отдельным письмом". На один вопрос из нескольких заданных отвечают только "нехорошие" люди. Если уважаешь отправителя, то отвечать нужно на все вопросы. Хотя могут быть нюансы 
В некоторых ситуациях Вы можете добавить коллегу (или руководителя) в скрытую копию, чтобы он был в курсе Вашей позиции. Это можно использовать как способ противодействия подходу, при котором корреспондент может сепаратно договариваться с Вами и с Вашим коллегой, и расхождение в Ваших позициях "может быть использовано против Вас"
Другой способ (более безопасный, но чуть более долгий) таков. Изложите в своем письме официальную позицию, отправьте письмо, а потом перешлите это отправленное письмо Вашему коллеге с приватными комментариями.
Ваши коллеги могут поставить Вас в скрытую копию, чтобы Вы были в курсе и были готовы к тому, что на Вас могут выйти с каким-то вопросом, который обсуждается в переписке (см. пункт "Ставьте коллегу в скрытую копии" выше). Если Вы, не глядя, отвечаете всем, то тем самым Вы ставите в неловкую ситуацию того, что включил Вас в скрытую копию.
Если в последнем сообщении был задан вопрос кому-то из участников, то с новыми вопросами стоит подождать - дайте возможность ответить на заданный вопрос. Если Вы зададите новый вопрос, то с вероятностью 99% отвечающий будет отвечать на последний (заданный Вами) вопрос, то есть, вопрос Вашего коллеги останется без ответа, а это грустно
Если необходимо подключить нового участника и задать ему вопрос, то:
Предположим, ведется переписка между сотрудниками одного отдела. Если подключается участник из другого отдела или другой организации, то при "лобовом" подключении он увидит всю историю внутренней переписки по этому вопросу - что может привести к нежелательному раскрытию информации. Поэтому лучше так не делать. Рекомендуемый порядок действий:
Если письмо предназначено уважаемому и значимому человеку, то лучше перечитать письмо с разными интонациями. В зависимости от выбранной интонации смысл письма можем меняться кардинально! Неизвестно, с какой внутренней интонацией будет читать письмо получатель.
Если в какой момент переписки один из участников адресует письмо новому участнику со словами "Прокомментируй, пожалуйста", это, как правило, делает всю ситуацию менее конструктивной. Причин несколько:
Правильные действия указаны в разделах "Правильно делайте адресацию вопроса новому участнику " и "Правильно меняйте статус переписки с внутренней на внешнюю".
Если Вам по каким-то причинам не хочется, чтобы эта информация добавлялась к каждому письму - возьмите себе за правило добавлять такую подпись вручную в начале переписки с новым корреспондент, чтобы дать ему возможность добавить информацию о Вас в свою контактную книгу. Создание личной подписи в письмах.
Предложения и дополнения к этим правилам можно присылать на 4141@nsu.ru