1.Ежедневные процедуры контроля договоров
В начале рабочего дня необходимы выявить все несоответствия информации по договорам на платное оказание услуг, которая содержится в базах 1С:Учебный процесс и 1С:Университет.
Для этого необходимо сформировать отчеты:
- Проверка данных по платным услугам,
- Проверка данных по платным услугам ДБП
- Проверка оплат ДБП
При выявлении ошибок необходимо самостоятельно устранить те, которые возможно. В случае невозможности самостоятельно исправить ошибки сотрудникам НСУ необходимо обратиться за помощью к руководителю ОУПУ, сотрудникам ВКИ необходимо обратиться главному бухгалтеру.
2.Начисление оплаты по договорам
2.1.Бухгалтер должен производить начисление оплаты по договорам:
- Ежемесячно,
- При изменении стоимости договора,
- При расторжении договора по любой причине,
- При уходе обучающегося в академический или декретный отпуск.
- При просрочке оплаты по договору.
Путь: База Университет -> Платное обучение -> Начисления за услуги. Регистрация начислений по платному обучению.
Документ создается по команде «Создать».
В создаваемом документе необходимо заполнить поля:
- Дата. (Заполняется при открытии текущей датой. При необходимости, может быть отредактировано)
- Период начислений. (При открытии указывается текущий календарный месяц. При необходимости может быть отредактировано по команде «Задать период»)
- Корректировка (Необходимо поставить галочку, если корректируются ранее сделанные начисления, относящиеся к текущему году)
- Валюта (При открытии заполняется значением «RUB». При выборе другого типа валюты поле курс валюты заполняется автоматически в соответствие с датой, указанной в поле «Дата курса»)
- Порядок исправления ошибок прошлых лет. (При открытии заполняется значением «Не ошибка». Значение этого поля рекомендуется менять только после согласования с руководителем ОУПУ (Для договоров СУНЦ) или главным бухгалтером ВКИ (Для договоров с ВКИ).
- Вид начисления (При открытии заполняется значением «Начисление за обучение». Значение «Начисление пени» выбирается при начислении пеней по просроченным оплатам. Это делается как ежемесячно, так и при обработке расторгнутых договоров)
- Тип операции (При открытии не заполняется)
- Факультет (При открытии не заполняется)
- ИФ Договора (При открытии не заполняется)
- Вид договора (При открытии не заполняется)
После заполнения реквизитов шапки заполняется табличная. Для этого необходимо запустить команду «Произвести заполнение», проверить сформированные записи и провести документ.
В случае необходимости выполнения расчета для конкретного Обучающегося строчки в табличную часть добавляются по команде «Добавить».
3.Изменение стоимости договора
Перед созданием документа «Приказ об изменении стоимости обучения», необходимо убедиться, что все операции, связанные с оформлением Обучающихся закончены. При несоблюдении этого правила в начислениях по договорам могут возникать ошибки.
3.1.Создание «Приказа об изменении стоимости обучения» перед началом приемной кампании
Перед началом приемной кампании в срок до 31.05.2025 года необходимо по команде «Создать» в базе 1С:Университет оформить документ «Приказ на изменение стоимости обучения» для каждого факультета/института по всем видам договоров и направлениям обучения.
Путь: База Университет -> Платное обучение -> Начисления за услуги. Приказ на изменение стоимости.
- Поле номер заполняется автоматически.
- В поле «Дата» записывается текущая дата. Оно может быть отредактировано пользователем.
- Поле «Ответственный» заполняется текущим пользователем.
- В поле «Способ изменения цены» выбирать «Суммой»
- На основании соответствующего приказа ПФУ заполняются поля:
- Дата приказа,
- Номер приказа,
- Дата начала действия приказа,
- Валюта договора,
- Факультет,
- Форма обучения
- Вид образования
- Основание поступление
- Вид договора
- Все поля табличной части, кроме поля Старая цена
После заполнения всех полей документа «Приказа на изменение стоимости обучения», его необходимо провести.
3.2.Занесение информации об уровне инфляции
При получении из ПФО приказа об установлении размера инфляции необходимо по команде «Создать» сформировать и провести документ «Процент инфляции ПО.»
Путь: БазаУниверситет -> Платное обучение -> Служебное. Процент инфляции ПО.
Документ формируется только для видов договора в названии которых есть RUB.
Все поля обязательны для заполнения. Информация берется из приказа ПФО.
3.3.Создание документа «Приказ об изменении стоимости обучения» в связи с изменением уровня инфляции
После формирования документа «Процент инфляции ПО» необходимо сформировать и провести документ «Приказ об изменении стоимости обучения». Приказ создается в порядке, описанном в пункте 2.1. За исключением полей:
- Способ изменения цены процентом
- В табличной части поля:
- Старая цена
- Цена введена вручную
- Новая цена
Заполняются автоматически. Необходимо проверить правильность расчета новой цены по формуле:
Новая цена= Старая цена + Старая цена * Процент инфляции ПО/100
При обнаружении ошибки в расчете новой цены, необходимо проверить правильность создания документа «Процент инфляции ПО». В случае обнаружения ошибки сотрудникам СУНЦ необходимо обратиться за помощью к руководителю ОУПУ, сотрудникам ВКИ к главному бухгалтеру ВКИ.
4.Обработка заключенных договоров
4.1.После перевода договора/ДС на платные услуги в состояние «Утвержден» производится автоматическая постановка задачи на сотрудника бухгалтерии.
Путь: База Университет -> Рабочий стол -> Текущие дела. Мои задачи
В задаче содержится гиперссылка на соответствующий договор.
4.2.При получении задачи по договору/ДС, связанному с поступлением Обучающегося необходимо проверить правильность оформления договора/ДС, а также правильность формирования записей в журнале «Доходы будущих периодов», после чего запустить команду «Ознакомиться».
Путь к списку всех договоров и ДС: База Учебный процесс -> Финансы -> Договоры. Договоры все
По команде «Найти», можно отобрать все договоры, относящиеся к Обучающемуся. Для этого необходимо в окне поиска выбрать «Наименование», перевести режим поиска в «По части строки» и ввести в поисковую строку часть или полную фамилию Обучающегося.
При невозможности найти договоры по фамилии, можно найти договор по номеру договора. Для этого в поисковой форме необходимо выбрать номер договора и скопировать его.
Проверки подлежит:
- Правильность заполнения цены договора. Она рассчитывается по формуле:
Цена договора = Стоимость договора/количество лет обучения.
- Правильность заполнения раздела «Табличные данные».
- Заполнение стоимости услуг и графика платежей.
- Стоимость одного этапа оплаты в графике платежей (рассчитывается по формуле Цена/2.)
- Совпадение общей суммы этапов оплат в графике платежей с полной стоимостью обучения.
- Соответствие дат начала и окончания обучения датам этапов оплаты.
- Правильность формирования записей в журнале Доходы будущих периодов.
Путь: База Университет -> Платное обучение -> Служебное. ДБП
Записи в журнале необходимо можно отобрать по любой из колонок журнала. Для отбора необходимо в табличной части нажать левую кнопку мыши и в всплывающем меню выбрать «Расширенный поиск».
Затем выбрать необходимую колонку и значение для отбора. Целесообразнее всего отбирать записи по полю «Основной договор». В этом случае будут выбраны все записи, относящиеся к основному договору и дополнительным соглашением к нему.
Отменить поиск можно нажав в табличной части ДБП левую кнопку мыши и выбрав пункт меню «Отменить поиск».
На полную стоимость обучения должны быть созданы записи со знаком +.
При обнаружении ошибок необходимо устранить их причину. В случае невозможности этого сделать, сотрудникам СУНЦ необходимо обратиться к руководителю ОУПУ. Сотрудникам ВКИ необходимо обратиться к главному бухгалтеру ВКИ
5.Обработка расторгнутых договоров
Договор с Обучающимся может быть расторгнут в связи с отчислением по разным причинам (неуспеваемость, добровольное расторжение, перевод на другой факультет/институт, перевод на другую программу обучения, перевод в другое учебное заведение). Договор с обучающимся может быть приостановлен по разным причинам (уход в академический отпуск, уход в декретный отпуск)
5.1.При поступлении задачи по ознакомлению с регистрацией расторгнутого договора бухгалтер должен создать документ «Регистрация начислений по платному обучению».
Записи со знаком + Создаются при проведении договора, изменяющего стоимость обучения. При увеличении стоимости обучения создается запись с положительной суммой на разницу между предыдущей стоимостью обучения и текущей. При уменьшении стоимости обучения создается запись с отрицательной суммой на разницу между предыдущей стоимостью обучения и текущей.
Записи со знаком – создаются документом «Регистрация начислений по договору».
При оформлении ДС на расторжение договора, делается запись со знаком + и отрицательной суммой. Отрицательная сумма соответствует стоимости не оказанных услуг по договору и может быть проверена по формуле
((ЦС/2)/Дс) * Др
- ЦС цена договора по последнему ДС
- ДС количество дней в семестре (153 дня в первом семестре, 150 дней во втором семестре для обычного года и 151 день для високосного года)
- Др количество дней с момента досрочного расторжения до момента планового расторжения договора.
5.2.После формирования документа «Регистрация начислений по договору» бухгалтер должен убедиться в отсутствии задолженности и переплаты по договору, а так же в закрытии доходов будущих периодов по договору.
- Отсутствие задолженности и переплаты по договору проверяется в отчете Взаиморасчеты по услугам.
Путь: База Университет -> Платное обучение -> Взаиморасчеты по услугам
- Закрытие доходов будущих периодов по договору проверяется в журнале ДБП и в базе 1С:БГУ по отчету «Оборотно-сальдовая ведомость» (отбор по счету 401.40 и номеру договора). Работа с журналом «ДБП» описана в пункте 4.3.
5.3.В случае обнаружения задолженности по договору, необходимо связаться с Обучающимся и направить ему счет для погашения задолженности. После погашения Обучающимся задолженности по договору и разнесения банковской выписки с полученной оплатой, необходимо повторно произвести проверку закрытия расчетов по договору с помощью отчета «Взаиморасчеты по услугам».
5.4.В случае обнаружения переплаты по договору, необходимо направить Обучающемуся извещение и форму «Заявка на возврат денежных средств». В извещении обязательно указать, что реквизиты для зачисления денежных средств должны принадлежать Плательщику по договору. В противном случае возврат денежных средств произведен не будет.
В случае ухода в академический или декретный отпуск возврат денежных средств не производится, так как расторжения договора не происходит, он только приостанавливает свое действие на время отпуска.
При получении от Обучающегося заявления на возврат денежных средств, необходимо сформировать заявку на оплату для отдела финансовых активов.
После возврата Обучающемуся задолженности по договору и разнесения банковской выписки с оплаченной суммой, необходимо повторно произвести проверку закрытия расчетов по договору с помощью отчета «Взаиморасчеты по услугам».
5.5.В случае обнаружения неправильных записей в журнале ДБП по договору или незакрытых сальдо по счету 401.40 по договору в базе 1С:БГУ после миграции в нее данных из базы 1С:Университет, необходимо исправить ошибки самостоятельно. В случае невозможности, сотрудникам ОУПУ обратиться к руководителю ОУПУ, сотрудникам ВКИ обратиться к главному бухгалтеру ВКИ.
6.Обработка договоров на перевод
6.1.При получении задачи на ознакомление с ДС о переводе студента на другой факультет/институт или направление бухгалтер должен убедиться в отсутствии задолженности или переплаты по договору, а также в закрытии Доходов будущих периодов по договору. Проверка взаиморасчетов описана в п.5.2 инструкции
6.2.В случае обнаружения задолженности необходимо действовать в соответствие с пунктом 5.3 инструкции.
6.3.В случае обнаружения переплаты необходимо направить Обучающемуся Извещение о наличии переплаты и бланки заявки на возврат денежных средств и на перенос денежных средств на новый договор. При получении от Обучающегося оформленного заявления на возврат денежных средств действовать в соответствии с п. 5.4. В случае оформления заявления на перенос денежных средств на новый договор оформить в базе 1С:БГУ документ «Бухгалтерская операция».
После миграции информации из базы 1С:БГУ в базу 1С:Университет необходимо повторно проверить закрытие расчетов по договору с помощью отчета «Взаиморасчеты по услугам».
7.Создание дополнительного соглашения к договору платных услуг при оплате материнским капиталом
Оформление пакета документов на оплату материнским капиталом выполняет юридический отдел.
7.1.После получения извещения от юридического отдела о разрешении принять оплату материнским капиталом бухгалтер должен создать в базе 1С:Университет документ «Дополнительное соглашение к договору на оказание платных образовательных услуг», которое потом мигрирует в базу 1С:Учебный процесс.
7.2.ДС создается по команде создать.
Путь: База Университет -> Платное обучение -> Договора. Регистрация договоров
После нажатия команды «Добавить» становится доступной строчка в табличной части документа «Регистрация договора».
Необходимо выбрать Физическое лицо – обучающегося, дважды щелкнув по нему левой клавишей мыши.
После чего выбрать нужный договор и создать дополнительное соглашение
В открывшемся окне выбрать поле «Дополнительное соглашение» «Да»
Выбрать договор
Выбрать вид дополнительного соглашения «Оплата материнским капиталом».
Заполнить дату начала и окончание, оплачиваемого материнским капиталом, семестра. В поле «Комментарий» расшифровать какую долю за семестр Обучающийся оплачивают материнским капиталом, а какую собственными средствами.
В разделе «График платежей» расписать этапы оплаты за семестр материнским капиталом и собственными средствами. Дата – дата планируемого поступления средств. Строчки в табличной части «График платежей» добавлять по кнопке «Добавить» или «Копировать».
После заполнения «Графика платежей» вернуться на вкладку «Основные данные», записать и закрыть ДС.
После чего добавить его в документ «Регистрация договоров» и провести его.
8.Регламент обращения в техподдержку
8.1.При возникновении проблем, необходимо:
- Проверить правильность последовательности выполнения операций
- Проверить заполненность всех реквизитов
- Сотрудникам ОУПУ обратиться за консультацией к руководителю ОУПУ, сотрудникам ВКИ к главному бухгалтеру ВКИ.
8.2.Заявка в техподдержку передается в работу с момента оформления задачи. Для создания задачи необходимо позвонить на номер 4141 или написать на почту 4141@nsu.ru.
8.3.В задаче необходимо максимально подробно описать проблему и оставить актуальные контактные данные. Отсутствие полного описания задачи приводит к увеличению сроков ее решения на время, необходимое для прояснения ситуации.
8.4.Описание должно включать:
- Наименование базы
- Имя пользователя в базе
- Название объекта, в котором возникает проблема (справочника, документа, журнала, отчета)
- Описание порядка действий пользователя, которые приводят к возникновению проблемы. Описание должно позволять воспроизвести ситуацию после его прочтения. К описанию необходимо приложить скриншоты, снимки экрана, фиксирующие последовательность действий и проблему.
- Указать дату или время, когда последний раз все работало.
- Указать крайний срок выполнения задачи.