1. Общие рекомендации:
1.1. Для отправки файлов размером более 1Мб рекомендуем разместить документ в облаке НГУ и в письмо вложить ссылку на документ. Инструкция - https://help.nsu.ru/pages/viewpage.action?pageId=51021652.
1.2. Удаляйте старые и ненужные письма
1.3. Хранить на сервере почту не старше 1 года
1.4. Хранить на сервере общий (входящие, отправленные, черновики, корзина, и тп) объём почты не превышающим 2.5Гб
1.5. Когда получили письмо с вложением - сохраните вложение себе на ПК, из письма вложения удалите.
1.6. Массовые рассылки с темой письма содержащей [MASSMAIL] необходимо с помощью фильтров перемещать в папку Спам, а лучше Корзина. Инструкция - https://help.nsu.ru/pages/viewpage.action?pageId=187006999.
1.7. Не оставляйте в почте обработанные письма от "СЭД НГУ" и "Jira" (это - напоминалки) После перехода по ссылке удаляйте их.
1.8. Если используется в работе локальный почтовый клиент, то перейти на протокол POP и удалять письма старше 3-х месяцев на сервере.
1.9. Не забывайте чистить корзину!!!
2. Запрещается:
2.1. Отправлять письма с вложениями более 1Мб на несколько человек находящихся на территории НГУ.
2.2. Отправлять фото, видео-материалы коллегам, вложив их в письмо
2.3. Отправлять большие (более 1Мб) документы коллегам
2.4. Использовать корпоративную почту для нерабочих целей.
3. Не рекомендуется:
3.1. Сканирование напрямую в почту. Решение - сохраните себе скан из почты на локальный ПК и удалите это письмо.