Для оформления запроса на командировку Вам необходимо:
- Зайти на сайт НГУ https://www.nsu.ru/n/
. В разделе "Сотрудникам" выбрать меню "Внутренний портал сотрудникам" (https://info.nsu.ru). Ввести университетский логин и пароль. Если их нет - обратиться в техническую поддержку - 4141@nsu.ru, тел. 363-41-41
- Перейти на вкладку «Электронный УК»
- Выбрать раздел «Командировки»
На данной странице можно оформить запрос на командировку. Для выполнения данной задачи, необходимо воспользоваться кнопкой справа, заполнить соответствующие поля формы и отправить запрос на согласование.
Далее, пользуясь рекомендациями, пошагово заполнить данные о предстоящей командировке:
Шаг 1. Основание поездки, место и сроки.
Указать краткую цель командировки, выбрав один из предлагаемых элементов справочника, или выбрать «иные цели».
Далее в текстовом поле необходимо конкретизировать цель командирования.
Выбрать страну, населенный пункт и указать краткое наименовании организации.
Указать дату начала командировки, обращаем внимание, что дата начала командировки должна совпадать с датой выезда в командировку.
Указать дату окончания командировки, обращаем внимание на то, что дата окончания командировки должна совпадать с датой приезда из командировки, которая будет указана в проездных документах.
Выбрать из списка документ – основание командировки, указать его номер и дату, далее прикрепить скан этого документа.
Далее нажать на кнопку – «продолжить» и перейти на следующую страницу.
Шаг 2. Проезд. Дорога туда и обратно.
Укажите, требуется ли оплата проезда до места назначения командировки, пункт отправления и пункт прибытия, стоимость проезда, если проезд требуется, то уточните, планируете приобрести билеты самостоятельно или воспользоваться услугами закупок НГУ (необходимо выбрать вариант из предлагаемого списка).
Далее нажать на кнопку – «продолжить» и перейти на следующую страницу.
Укажите аналогичные данные для проезда из места назначения командировки обратно.
Шаг 3. Проживание.
Укажите, требуется ли проживание. Если проживание требуется, то уточните, планируете забронировать гостиницу самостоятельно или воспользоваться услугами закупок НГУ.
Укажите, требуются ли Вам суточные. Сумма суточных рассчитается автоматически.
Шаг 4. Выбор места работы по которому оформляется командировка.
Если у Вас несколько мест работы в НГУ, то на данном этапе необходимо выбрать должность, по которой оформляется командировка. Обращаем внимание, что в этом случае необходимо оформить свое отсутствие по другим местам работы, оформив командировку по другим местам работы (командировка, отпуск, отпуск без сохранения оплаты).
Шаг 5. Отправление на согласование.
Для согласования командировки необходимо с помощью кнопки «Отправить на согласование» отправить документ на согласование в 1С «Документооборот»
После отправки на согласование в 1С «Документооборот» создается внутренний документ «Решение о командировании», документ уходит на согласование Вашему непосредственному руководителю.
Порядок согласования:
- Руководитель структурного подразделения.
- Руководитель вышестоящего подразделения (если подразделение входит в структуру вышестоящего подразделения).
- Управление кадров.
- Распорядитель средств (Если средства выделяются из средств, использование которых должно быть согласовано с ответственными лицами УКПР, ПИШ, УСАНИ.)
- Управление бухгалтерского учета.
- Планово-финансовое управление.
- После положительного согласования всеми согласующими сторонами, документ уходит на утверждение работодателю (руководителю организации) (по подчиненности).
Дополнительно:
- Если необходимо оформить командировку и по другому месту работы, то можно воспользоваться функцией "Копировать".
- Если вы ошиблись, функционал позволяет с помощью кнопки «Редактировать» вернуться на любой этап и исправить данные. Командировку можно отредактировать только до отправки документа на согласование.
Работа с задачами
На любом этапе согласования сотрудник, к которому пришла на согласование задача может задать вопрос по командировке.
В этом случае на Вашу корпоративную почту приходит уведомление о задаче , а в личный кабинет сотрудника на внутреннем портале приходит задача (сообщение, вопрос от согласующего командировку на данном этапе и т.д.)
По кнопке "Задачи" можно перейти к списку задач и ознакомиться с содержанием.
В поле «Ваш комментарий» необходимо внести ответ на вопрос или требуемую информацию и нажать кнопку «Отправить», после этого ответ будет отправлен в 1С «Документооборот» сотруднику, задавшему вопрос.
На этапе согласования можно посмотреть историю согласования, нажав на статус командировки, на примере ниже статус «на согласовании».
Если один из согласующих отказал в согласовании документа (не согласовал) документ становится доступен для редактирования. Его можно отредактировать и отправить на повторное согласование.