Правила пользования общеуниверситетской почтой Zimbra (mail.nsu.ru)

Правила пользования почтовым сервисом

1. Общие рекомендации:

1.1. Для отправки файлов размером более 1 МБ рекомендуется размещать документы в облачном хранилище НГУ (Nextcloud) и вкладывать в письмо ссылку на документ. Инструкция: Вход и управление доступами в хранилище Nextcloud.

1.2. Регулярно удаляйте старые и ненужные письма.

1.3. Не храните на сервере почту старше 1 года.

1.4. Следите за размером своего почтового ящика. Общий размер почтового ящика (входящие + отправленные) не должен превышать 2,5 ГБ.

1.5. При получении письма с вложением сохраните вложение на локальный компьютер и удалите его из письма.

1.6. Письма с массовыми рассылками, содержащие в теме пометку [MASSMAIL], рекомендуется с помощью фильтров перемещать в папку «Спам» или «Корзина». Инструкция: Автоматическая сортировка писем в Zimbra.

1.7. Не оставляйте в почте обработанные письма от систем «СЭД НГУ» и «Jira» (это напоминания). После перехода по ссылке удаляйте их.

1.8. При использовании локального почтового клиента рекомендуется перейти на протокол POP и настроить удаление писем старше 3 месяцев с сервера.

1.9. Если вы настроили пересылку почты на внешний ящик на постоянной основе, установите отметку на пункте «Удалять локальную копию сообщения».

1.10. Регулярно очищайте папку «Корзина».

2. Запрещается:

2.1. Отправлять письма с суммарным объёмом вложений более 1 МБ нескольким адресатам внутри НГУ (см. п. 1.1 Общие рекомендации).

2.2. Отправлять фото- и видеофайлы коллегам в виде вложений в письме.

2.3. Отправлять документы с суммарным объёмом вложений более 1,5 МБ коллегам.

2.4. Использовать корпоративную почту для личных или нерабочих целей.

3. Не рекомендуется:

3.1. Сканировать документы напрямую в почту. Рекомендуется сохранять сканы на локальный компьютер и удалять соответствующие письма.