Инструкция относится к договорам на оказание основных образовательных услуг (Основное обучение) и дополнительным соглашениям к ним, заключаемых вне приемной кампании.

Термины и определения

 Обучающийся – Физическое лицо, обучающееся в НГУ.

ОУПУ – Отдел по учету платных услуг.

ОРАБ – Отдел по работе с абитуриентами.

Сотрудник факультета/института – Сотрудник, уполномоченный руководителем соответствующего факультета/института НГУ на оформление договоров на платное обучение и дополнительных соглашений к ним, имеющий соответствующие права в базе 1С:Учебный процесс.

Сотрудник – элемент справочника «Физические лица», имеющие признак «Сотрудник».

ДС – Дополнительное соглашение к договору.

ГО – График оплаты.

ОМР УЭО – отдел международного рекрутинга управления экспорта образования.

МОЦИС ИММТ- Международный образовательный центр для иностранных студентов Института медицины и медицинских технологий.

Создание договора в состоянии «Проект»

Договор на платные образовательные услуги заполняется Сотрудником факультета/института сотрудником ОРАБ, сотрудниками МОЦИС ИММТ или сотрудником ОМР УЭО при личном обращении Обучающегося и заказчика для заключения договора. Сотрудники ОМР УЭО заключают договоры с Обучающимися, являющимися гражданами стран, не входящих в СНГ (кроме договоров Обучающихся с ИММТ). Сотрудники МОЦИС ИММТ заключают договоры с Обучающимися из стран, не входящих в СНГ, от имени ИММТ.

База 1С:Учебный процесс -> Раздел «Финансы» -> Договор на оказание основных образовательных услуг -> Кнопка «Создать»

Договор на оказание платных образовательных услуг при восстановлении Обучающегося, отчисленного ранее, может быть заключен только на тот же факультет/институт и на ту же специальность с которой он был отчислен.

Выбрать тип договора - Договор на оказание образовательных услуг. В окне карточки договора реквизиты заполнять последовательно сверху вниз.

Поля недоступны, для новых договоров.

• Код,
• Номер договора,
• Дата договора,
• Наименование,
• Факультет

Необходимо заполнить поля:

• Вид договора. Используется только два возможных значения:
  • «Основной (Резидент) RUB» для граждан Российской Федерации
  • «Основной (Нерезидент) RUB» для граждан Казахстана,

Валютные договора создает ОМР.

• Форма обучения,
• Специальность,
• Курс.
• Дата начала (может отличаться от 01 сентября или 01 февраля.)
• Дата окончания (зависит от курса и подставляется по умолчанию равной дате окончания учебного плана).
• Комментарий (можно ввести произвольный текст)
• Обучающийся.
• Плательщик.

Обучающийся выбирается из справочника «Физические лица». Рекомендуется выполнять поиск по дате рождения, обязательно проверять паспортные данные

Создать новое физическое лицо можно, только убедившись, что в базе его нет.

При вводе в поисковой строке части фамилии происходит подбор всех физических лиц, содержащих ее. В списке сразу видна дата рождения. Для проверки паспортных данных необходимо открыть карточку физического лица.

Регламент ввода нового Физического лица:

ЗАПРЕЩАЕТСЯ СОЗДАВАТЬ НОВОЕ ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО БЕЗ ПРОВЕРКИ ЕГО НАЛИЧИЯ В БАЗЕ!!!

Если физическое лицо уже есть в базе 1С «Учебный процесс», нужно войти в его карточку и проверить данные. При обнаружении расхождения, необходимо исправить некорректные данные. Если Обучающийся является сотрудником НГУ и выдается сообщение о невозможности изменить данные физического лица-сотрудника, заключение договора должно быть приостановлено. Сотрудник должен обратиться к специалисту управления кадров для приведения в данных в соответствии с предоставленными документами. К заключению договора нужно вернуться после обновления данных в базе.

Если «Физическое лицо» в базе не найдено, необходимо создать новое «Физическое лицо» по команде «Создать».

Поля обязательные для заполнения

• ФИО
• Дата рождения,
• Место рождения,
• Гражданство,
• Пол,
• Паспортные данные
• Адрес по прописке,
• Адрес проживания,
• Телефон.
• СНИЛС,

Поля необязательные для заполнения

• ИНН,
• владение иностранными языками

Регламент ввода Плательщика:

В поле «Плательщик» данные подбираются из справочников «Физические лица» или Справочника «Контрагенты», в зависимости от того, кто платит за Обучающегося (Если за Обучающего платит он сам, член его семьи или опекун – данные подбираются из справочника «Физические лица», если за обучающего платит юридическое лицо – «Плательщик» подбирается из справочника «Контрагенты».

Для «Плательщика» - физического лица справедливы требования, описанные выше при выборе Обучающегося (поиск, проверка, создание нового «Физического лица» или корректировка сведений у имеющегося «Физического лица»).

Для «Плательщика» юридического лица - поиск «Контрагента» –  рекомендуется выполнять по ИНН. Для этого необходимо изменить настройку динамического списка Контрагенты. (Все действия -> Настроить список -> Добавить в Отбор поле ИНН Содержит искомое значение (можно фрагмент) -> Завершить редактирование).

В открывшемся окне выбрать закладку «Отбор», два раза кликнуть левой кнопкой мыши по ИНН в левой таблице, и оно появится в правой. Ввести ИНН в поле «Значение» и нажать «Завершить редактирование».

Если «Контрагент» в списке не найден, необходимо запросить у «Плательщика» по договору карточку юридического лица и обратиться к бухгалтеру факультета/института, который ведет взаиморасчеты соответствующего факультета/института, для создания в 1С карточки «Контрагента» - юридического лица.

Заполнение состава семьи

 «Состав семьи» в обязательном порядке заполняется для несовершеннолетних Обучающихся (в том числе обучающихся ВКИ), а также для совершеннолетних Обучающихся, у которых «Плательщиком» по договору выступают члены семьи!!!

 В карточке «Физического лица»  необходимо указать тип родственных отношений , для того чтобы в печатной форме договора правильно отражалась степень родства законных представителей и плательщиков и Обучающегося

При этом может возникнуть ситуация, когда данные по «Физическим лицам» – членам семьи присутствуют и они являются Сотрудниками НГУ. Необходимо проверить правильность заполнения данных «Физического лица» - Сотрудника и при необходимости обновить паспортные данные. Если выдается сообщение о невозможности изменить данные «Физического лица»-Сотрудника, заключение договора должно быть приостановлено. Сотрудник должен обратиться к специалистам управления кадров для приведения данных в соответствии с предоставленными документами. К заключению договора нужно вернуться после обновления данных в базе.

Для того чтобы в тексте договора выводилась степень родства Обучающегося нужно выполнить одно из следующих действий:

Открыть карточку «Плательщика» (физического лица), перейти на вкладку «Состав семьи», добавить новую строку и указать в колонке «Член семь» степень родства, а в колонке «ФИО» выбрать Обучающегося. (в случае отсутствия создать новую карточку «Физического лица» - члена семьи)

ИЛИ

Открыть карточку Обучающегося, перейти на вкладку состав семьи, добавить новую строку и указать в колонке «Член семьи» степень родства «Мать» или «Отец», а в колонке «ФИО» выбрать родителя (в случае отсутствия создать новую карточку физического лица родителя).

Для сохранения данных договора платных образовательных услуг необходимо нажать команду «Записать» (кнопка «записать объект» в верхней части формы договора).

Договор записывается в состоянии «Проект» ему автоматически присваивается «Номер договора» (обязательно с префиксом (префикс факультета/института)–УП).

До перевода договора в состояние «Утвержден», его можно аннулировать, если аннулирование происходит в том же месяце, когда он заключен. При необходимости аннулировать договор в состоянии «Проект» в месяце, отличном от месяца заключения, необходимо обратиться к руководителю ОУПУ.

Аннулирование утвержденного договора, по которому не издан приказ о зачислении, происходит путем создания и утверждения Дополнительного соглашения с типом «Расторжение незаключенного договора» Сотрудником факультета/института.

Печать договора

Распечатать договор нажав кнопку «Печать» и выбрав соответствующую форму.

Перевод договора в состояние «Утвержден»

Перед утверждением договора он должен быть проверен и подписан:

• Заказчиком
• Обучающимся

После этого по кнопке «Действия» необходимо утвердить договор.

После утверждения договора «Плательщик» по договору может производить оплату.

После утверждения договор должен быть передан на подписание проректору по учебной работе.

После того, как проректор по учебной работе подписал договор он считается юридически заключенным, по одному экземпляру договора передается Обучающемуся и заказчику, один экземпляр остается в личном деле Обучающегося.

Создание дополнительных соглашений к договору

Дополнительное соглашение к договору может быть создано автоматически, на основании приказов или Сотрудником факультета/института.

Дополнительные соглашения можно делать только к утвержденным договорам к которым все ДС переведены в состояние «Утвержден».!!!

Автоматическое создание ДС

Следующие виды ДС создаются автоматически:

• Дополнительное соглашение (индексация оплаты) приказ c видом:
  • «Изменение стоимости обучения».
• Изменение ФИО Обучающегося приказ с видом
  • «Смена ФИО».
• Изменение учебного плана (выход из АО) приказами с видом:
  • «Восстановление из академического отпуска»,
  • «ВКИ восстановление из академического отпуска».
• Перевод на бюджет приказами с видами:
  • «Смена основания обучения»,
  • «ВКИ изменение вида финансирования»
• Расторжение по отчислению приказами с видами:
  • «Отчисление»,
  • «Отчисление (перевод)»,
  • «Отчисление (с визой УАП)»,
  • «Отчисление в связи с применением дисциплинарного взыскания».
• Уход в академический отпуск приказами с видами:
  • «Уход в академический отпуск»,
  • «Уход в академический отпуск (изменить дату окончания)»,
  • «ВКИ уход в академический отпуск»,
  • «Уход в отпуск по уходу за ребенком по беременности и родам»,
  • «Уход в отпуск по уходу за ребенком по беременности и родам (с продолжением обучения)».

При обращении Обучающегося с заявлением о переводе с одного факультета/института на другой факультет/институт или с заявлением о переводе со специальности на специальность, Сотрудник факультета/института должен:

• подготовить новый договор в состоянии «Проект» о зачислении Обучающегося на новый факультет/институт или на новую специальность,
• при необходимости разработать и утвердить «Индивидуальный учебный план»,
• после подписания договора Обучающимся и заказчиком перевести подготовленный проект договора в состояние «Утвержден»,
• передать на оформление пакет документов на перевод.

При положительном решении издается Приказ с витом «Отчисление(перевод)».

При проведении Приказа с видом «Отчисление (перевод)» происходит автоматическое создание ДС на расторжение действующего договора и договор на зачисление Обучающегося, подготовленный Сотрудником факультета/института в состоянии «Утвержден», переводится в состоянии «Заключен» в базе 1С:Университет.

Создание ДС Сотрудником факультета/института

Поиск договора выполняется либо по ФИО Обучающегося,

либо по номеру. В последнем случае искать По части строки. Для этого в списке договоров нажать левую кнопку мыши, и в всплывающем меню выбрать пункт «Найти».

В открывшемся окне выбрать параметр «Номер договора», поставить переключатель в положение «По части строки» и в поисковую строку ввести номер договора или часть номера.

Создание ДС в состоянии «Проект»

Перед созданием ДС к договору необходимо убедиться, что все ДС, созданные к этому моменту к основному договору находятся в состоянии «Утвержден».

При обнаружении ДС в состоянии «Проект», необходимо проверить актуальность неутвержденных ДС и либо утвердить их, либо аннулировать. При возникновении любых сомнений необходимо обратиться за консультацией в ОУПУ.

Из карточки договора Обучающегося выбрать

Кнопка «Действия» -> «Создать дополнительное соглашение», и выбрать вид ДС.

В настоящий момент для выбора Сотрудником факультета предусмотрены следующие виды ДС

• «Изменение графика платежей»,
• «Изменение периода обучения»,
• «Изменение плательщика без расторжения договора»,
• «Изменение стоимости без изменения ГО»,
• «Изменение стоимости с изменением ГО»,
• «Изменение ФИО Заказчика»,
• «Индивидуальный план обучения»,
• «Расторжение незаключенного договора»,
• «Расторжение по взаимному соглашению».

ДС с видом:

• «Дополнительное соглашение (материнский капитал)»,
• «Изменение вида договора».

Создается сотрудниками ОУПУ.

В открывшейся карточке ДС заполнить необходимые поля. Рекомендуется заполнять данные сверху вниз

Изменение графика платежей можно делать только в рамках одного учебного года, не более, чем на два семестра. При заполнении ДС необходимо контролировать итоговые суммы в ГО и суммы в договоре «Полная стоимость обучения».

Изменение стоимости с изменением ГО возможно при установлении скидки на оплату. Для обучающегося на основании заявления и оформленного ДС Сотрудник факультета/института должен подготовить и передать на оформление приказ с видом «Изменение стоимости обучения» с указанием конкретной суммы оплаты учебного года.

Заполнение «Состава семьи»

В случае оформления ДС с видом «Изменение плательщика без расторжения договора» по которому плательщиком выступает родственник Обучающегося необходимо заполнить раздел «Состав семьи». «Состав семьи» в ДС заполняется аналогично «Составу семьи» в договоре на оказание образовательных услуг.

После заполнения полей ДС его необходимо записать по команде «Записать» при этом он сохраняется в состоянии «Проект»

ДС записывается в Состоянии «Проект» ему автоматически присваивается Номер договора (обязательно с префиксом (префикс факультета/института)–УП-**-ДС*).

Печать ДС

ДС с видом:

• «Изменение графика платежей»,
• «Изменение периода обучения»,
• «Изменение стоимости без изменения ГО»,
• «Изменение стоимости с изменением ГО».

имеют печатную форму в виде Заявления с подписью Обучающегося, заказчика, ректора/проректора по учебной работе и декана факультета/директора института. В печатный документ- «Заявления» выводятся только строки ГО, относящиеся к данному учебному году, т.к. ДС создается только на один учебный год.

За исключением печатной формы «Заявление», кнопка Печать ДС доступна только для утвержденных ДС.

Распечатанное ДС и «Заявление» необходимо подписать у Обучающегося, заказчика ректора/проректора по учебной работе и декана факультета/директора института.

Перевод ДС в состоянии «Утвержден»

После того, как ДС подписано, его необходимо утвердить.

Если при сохранении документа договор или ДС выдается сообщение об ошибке, с которой не получается справиться самостоятельно, то необходимо сначала обратиться за помощью к руководителю ОУПУ или главному бухгалтеру ВКИ.

Если проблема не может быть решена без привлечения техподдержки, необходимо сохранить скрин экрана и прикрепить его к обращению в техподдержку. Если не получается прикрепить скрин к обращению, рекомендуется вставить сохраненный принтскрин в текстовый файл (например, world) приложить этот файл к сообщению, отправляемому на адрес 4141@nsu.ru.