Инструкция относится только к договорам платных образовательных услуг (Основное обучение), заключаемых в период приемной компании с Абитуриентами.
Термины и определения:
Абитуриент – физическое лицо, подавшее заявление на поступление на первый курс выбранной программы обучения в период приемной компании.
ОУПУ – Отдел по учету платных услуг.
ОРАБ – Отдел по работе с абитуриентами.
Сотрудник факультета/института – Сотрудник, уполномоченный руководителем соответствующего факультета/института НГУ на оформление договоров на платное обучение и дополнительных соглашений к ним, имеющий соответствующие права в базе 1С:Учебный процесс.
Сотрудник приемной компании: - Сотрудник Отдела по работе с Абитуриентами, имеющий права для ввода договоров ПОУ, имеющий соответствующие права в базе «Учебный процесс».
Сотрудник – элемент справочника «Физические лица», имеющие признак «Сотрудник».
Создание договора в состоянии «Проект»
Договор на платные образовательные услуги заполняется Сотрудником факультета/института или ОРАБ при личном обращении Абитуриента и заказчика по договору. Договор может создаваться автоматически, по кнопке «Договор с абитуриентом» (только в период проведения приемной компании с 20 июня по 31 августа).
Создание договора по кнопке «Договор с абитуриентом»
База 1С:Учебный процесс ->Раздел «Финансы» -> Договор на оказание основных образовательных услуг -> Кнопка «Договор с абитуриентом»
По кнопке «Договор с абитуриентом» данные об Абитуриенте запрашиваются из блока 1С «Приемная кампания»
Во вспомогательном окне ввести часть ФИО и нажать «ОК».
По факультету/институту, доступному Сотруднику факультета/института будут запрошены все Абитуриенты у которых встречается в ФИО введенные ранее буквы. В появившемся списке двойным кликом выбрать нужного Абитуриента.
При выборе Абитуриента данные о физическом лице переносятся из блока «Приемная кампания» в блок «Учебный процесс (создается карточка физического лица, заполняются минимально необходимые данные). Переносятся данные о составе семьи, создаются карточки физических лиц для состава семьи Абитуриента).
При этом может возникнуть ситуация, когда данных Абитуриента нет в 1С «Учебный процесс», а данные по физическим лицам – членам семьи присутствуют и они являются сотрудниками НГУ. Если выдается сообщение о невозможности изменить данные физического лица - Сотрудника, необходимо проверить правильность существующих данных. В случае если они не соответствуют предоставленным документам, заключение договора должно быть приостановлено. В этом случае необходимо обратиться к специалистам управления кадров для приведения данных в соответствии с предоставленными документами. К заключению договора нужно вернуться после обновления данных в базе 1С:Учебный процесс.
Рис. Если физическое лицо уже есть в блоке 1С «Учебный процесс в колонке ФИО в этой базе отобразится ФИО существующего физического лица.
Если физическое лицо уже есть в Базе 1С:Учебный процесс в колонке «ФИО в этой базе» (смотри рисунок) на форме отобразится физическое лицо, можно войти в его карточку и проверить данные.
При загрузке данных из блока 1С «Приемная кампания» данные этого физического лица обновятся. Если данные отличаются от данных, которые загружаются, оператору может выдаться сообщение о некорректности загружаемых данных. В этом случае необходимо принять решение – какие данные верны и исправить их в базе 1С:Учебный процесс.
При создании договора по кнопке «Договор с абитуриентом» после выбора Абитуриента по его Фамилии Имени Отчеству и специальности, на которую он поступает происходит автоматическое заполнение большинства полей договора.
Для Абитуриентов, у которых в базе 1С:Приемная компания заполнены данные по составу семьи заполняется раздел «Состав семьи». Необходимо проверить полноту заполнения полей и в случае необходимости внести недостающую информацию. Состав полей обязательных для заполнения:
Для сохранения данных договора платных образовательных услуг необходимо нажать команду «Записать» (кнопка «Записать объект» в верхней части формы договора.
Договор записывается в состоянии «Проект» ему автоматически присваивается «Код» и «Номер договора» (обязательно с префиксом (префикс факультета/института –УП-).
До перевода договора в состояние «Утвержден», его можно аннулировать, если аннулирование происходит в том же месяце, когда он заключен. При необходимости аннулировать договор в состоянии «Проект» в месяце, отличном от месяца заключения, необходимо обратиться к руководителю ОУПУ (для сотрудников ВКИ к главному бухгалтеру ВКИ).
Аннулирование утвержденного договора, по которому не издан приказ о зачислении, происходит путем создания и утверждения Дополнительного соглашения с типом «Расторжение незаключенного договора» Сотрудником факультета/института.
Регламент ввода нового «Физического лица»:
Если физическое лицо в базе не найдено и оно является Абитуриентом, новое физическое лицо создавать ЗАПРЕЩЕНО. Необходимо приостановить оформление договора.
Если данные по Абитуриенту вводились через сайт НГУ или Госуслуги, необходимо обратиться в отдел ОРАБ для того чтобы определить актуально ли заявление Абитуриента на текущий момент и нет ли ошибок в данных заявления.
Если после всех предпринятых действий Абитуриент недоступен для Выбора по кнопке «Договор с абитуриентом», необходимо обратиться с этой проблемой в техподдержку (4141@nsu.ru)
Регламент ввода «Плательщика»:
В поле «Плательщик» данные подбираются из справочников «Физические лица» или Справочника «Контрагенты», в зависимости от того, кто платит за Абитуриента (Если за Абитуриента платит сам Абитуриент, член его семьи или опекун – данные подбираются из справочника «Физические лица», если за Абитуриента платит юридическое лицо – «Плательщик» подбирается из справочника «Контрагенты».
Для «Плательщика» - физического лица справедливы требования, описанные выше при выборе Абитуриента (поиск, проверка, создание нового физического лица или корректировка сведений у имеющегося физического лица).
Для «Плательщика» – юридического лица плательщик выбирается из справочника «Контрагенты», поиск контрагента– рекомендуется выполнять по ИНН. Для этого необходимо изменить настройку динамического списка «Контрагенты». (Все действия -> «Настроить список» -> Добавить в «Отбор» поле «ИНН», выбрать «Содержит» и заполнить искомое значение (можно фрагмент) -> «Завершить редактирование»).
В открывшемся окне выбрать закладку «Отбор», два раза кликнуть левой кнопкой мыши по «ИНН» в левой таблице, и оно появится в правой. Ввести ИНН в поле «Значение» и нажать «Завершить редактирование».
Если контрагент не найден по ИНН, необходимо запросить у «Плательщика» по договору карточку юридического лица и обратиться к бухгалтеру факультета/института.
Заполнение раздела «Состав семьи»
Состав семьи в обязательном порядке заполняется для несовершеннолетних Абитуриентов (в том числе ВКИ), а также для совершеннолетних Абитуриентов -, у которых плательщиком по договору выступают члены семьи!!!
В карточке «Физического лица» необходимо указать тип родственных отношений, для того чтобы в печатной форме договора правильно отражалась степень родства законных представителей и плательщиков и Обучающегося
Для того чтобы в тексте договора выводилась степень родства Абитуриента нужно выполнить одно из следующих действий:
Открыть карточку Плательщика (физического лица), перейти на вкладку состав семьи, добавить новую строку и указать в колонке «Член семьи» степень родства, а в колонке «ФИО» выбрать Абитуриента. (в случае отсутствия создать новую карточку физического лица члена семьи).
ИЛИ
Открыть карточку Абитуриента, перейти на вкладку «Состав семьи», добавить новую строку и указать в колонке «Член семьи» степень родства «Мать» или «Отец», а в колонке «ФИО» выбрать родителя (в случае отсутствия создать новую карточку физического лица родителя).
Печать договора
Распечатать договор, выбрав соответствующую форму.
Перевод договора в состояние «Утвержден»
Договоры с абитуриентом в состояние «Утвержден» переводит председатель приемной комиссии.
Перед утверждением договора он должен быть проверен и подписан:
После этого по кнопке «Действия» необходимо утвердить договор. После утверждения договора «Плательщик» по договору может производить оплату.
После утверждения договор должен быть передан на подписание проректору по учебной работе.
После того, как проректор по учебной работе подписал договор, он считается юридически заключенным, по одному экземпляру договора передается Абитуриенту и заказчику, один экземпляр остается в личном деле.
Здесь отображаются связанные статьи с учетом выбранных меток. Щелкните, чтобы отредактировать макрос и добавить или изменить метки.
|