1. Общие рекомендации:
1.1. Для отправки файлов размером более 1Мб рекомендуем разместить документ в облаке НГУ и в письмо вложить ссылку на документ. Инструкция - Вход и управление доступами в хранилище Nextcloud.

1.2. Удаляйте старые и ненужные письма

1.3. Храните на сервере почту не старше 1 года

1.4. Следить за размером своего почтового ящика. Размер почтового ящика не должен превышать 2.5Гб (входящие + отправленные)

1.5. Когда получили письмо с вложением - сохраните вложение себе на ПК, из письма вложения удалите.
1.6. Массовые рассылки с темой письма содержащей [MASSMAIL] необходимо с помощью фильтров перемещать в папку Спам, а лучше Корзина. Инструкция - Автоматическая сортировка писем в Zimbra.

1.7. Не оставляйте в почте обработанные письма от "СЭД НГУ" и "Jira" (это - напоминалки) После перехода по ссылке удаляйте их.

1.8. Если используется в работе локальный почтовый клиент, то перейти на протокол POP и удалять письма старше 3-х месяцев на сервере.

1.9. Если Вы организовали пересылку вашей почты на внешний ящик на постоянной основе, то поставьте галочку на пункте "Удалять локальную копию сообщения".

1.10. Не забывайте чистить корзину.


2. Запрещается:
2.1. Отправлять письма с суммарным объёмом вложений более 1Мб на несколько человек находящихся на территории НГУ (см п. 1.1 Общие рекомендации).
2.2. Отправлять фото, видео-материалы коллегам, вложив их в письмо
2.3. Отправлять документы в совокупном объёме вложений более 1.5Мб коллегам
2.4. Использовать корпоративную почту для нерабочих целей.

3. Не рекомендуется: 
3.1. Сканирование напрямую в почту. Решение - сохраните себе скан из почты на локальный ПК и удалите это письмо.


Правила пользования почтовым сервисом

1. Общие рекомендации:

1.1. Для отправки файлов размером более 1 МБ рекомендуется размещать документы в облачном хранилище НГУ (Nextcloud) и вкладывать в письмо ссылку на документ. Инструкция: Вход и управление доступами в хранилище Nextcloud.

1.2. Регулярно удаляйте старые и ненужные письма.

1.3. Не храните на сервере почту старше 1 года.

1.4. Следите за размером своего почтового ящика. Общий размер почтового ящика (входящие + отправленные) не должен превышать 2,5 ГБ.

1.5. При получении письма с вложением сохраните вложение на локальный компьютер и удалите его из письма.

1.6. Письма с массовыми рассылками, содержащие в теме пометку [MASSMAIL], рекомендуется с помощью фильтров перемещать в папку «Спам» или «Корзина». Инструкция: Автоматическая сортировка писем в Zimbra.

1.7. Не оставляйте в почте обработанные письма от систем «СЭД НГУ» и «Jira» (это напоминания). После перехода по ссылке удаляйте их.

1.8. При использовании локального почтового клиента рекомендуется перейти на протокол POP и настроить удаление писем старше 3 месяцев с сервера.

1.9. Если вы настроили пересылку почты на внешний ящик на постоянной основе, установите отметку на пункте «Удалять локальную копию сообщения».

1.10. Регулярно очищайте папку «Корзина».

2. Запрещается:

2.1. Отправлять письма с суммарным объёмом вложений более 1 МБ нескольким адресатам внутри НГУ (см. п. 1.1 Общие рекомендации).

2.2. Отправлять фото- и видеофайлы коллегам в виде вложений в письме.

2.3. Отправлять документы с суммарным объёмом вложений более 1,5 МБ коллегам.

2.4. Использовать корпоративную почту для личных или нерабочих целей.

3. Не рекомендуется:

3.1. Сканировать документы напрямую в почту. Рекомендуется сохранять сканы на локальный компьютер и удалять соответствующие письма.


Для получения консультации, а также при возникновении проблем необходимо обратиться в техническую поддержку НГУ через портал технической поддержки или написав нам на почту 4141@nsu.ru.