1. Общие рекомендации:
1.1. Для отправки файлов размером более 1Мб рекомендуем разместить документ в облаке НГУ и в письмо вложить ссылку на документ. Инструкция - https://help.nsu.ru/pages/viewpage.action?pageId=51021652.
1.2. Удаляйте старые и ненужные письма
1.3. Хранить на сервере почту не старше 1 года

1.4. Следить за размером своего почтового ящика. Размер почтового ящика не должен превышать 2.5Гб (входящие + отправленные)

1.5. Когда получили письмо с вложением - сохраните вложение себе на ПК, из письма вложения удалите.
1.6. Массовые рассылки с темой письма содержащей [MASSMAIL] необходимо с помощью фильтров перемещать в папку Спам, а лучше Корзина. Инструкция - https://help.nsu.ru/pages/viewpage.action?pageId=187006999.

1.7. Не оставляйте в почте обработанные письма от "СЭД НГУ" и "Jira" (это - напоминалки) После перехода по ссылке удаляйте их.

1.8. Если используется в работе локальный почтовый клиент, то перейти на протокол POP и удалять письма старше 3-х месяцев на сервере.

1.9. Если Вы организовали пересылку вашей почты на внешний ящик на постоянной основе, то поставьте галочку на пункте "Удалять локальную копию сообщения".

1.10. Не забывайте чистить корзину!!!

2. Запрещается:
2.1. Отправлять письма с суммарным объёмом вложений более 1Мб на несколько человек находящихся на территории НГУ (см п. 1.1 Общие рекомендации).
2.2. Отправлять фото, видео-материалы коллегам, вложив их в письмо
2.3. Отправлять документы в совокупном объёме вложений более 1.5Мб коллегам
2.4. Использовать корпоративную почту для нерабочих целей.

3. Не рекомендуется: 
3.1. Сканирование напрямую в почту. Решение - сохраните себе скан из почты на локальный ПК и удалите это письмо.