Общие рекомендации:

1. Для отправки файлов размером более 1Мб рекомендуем разместить документ в облаке НГУ (инструкция - Вход и управление доступами в хранилище Nextcloud ) и в письмо вложить ссылку на документ.
2. Удалять старые и ненужные письма
3. Когда получили письмо с вложением - сохраните вложение себе на ПК, а из письма удалите его.
4. Массовые рассылки с помощью фильтров (инструкция - Автоматическая сортировка писем в Zimbra) перемещать в папку Корзина или Спам. Такие письма помечены словом [MASSMAIL] в теме

Запрещается:

1. Отправлять письма с вложениями более 1Мб на несколько человек.
2. Отправлять фото, видео-материалы коллегам, вложив их в письмо
3. Отправлять большие (более 1Мб) документы коллегам

Не рекомендуется: 

1. Сканирование напрямую на почту

что можно делать что нельзя, что можно хранить что нельзя, и собственно почему. Квоты, допустимые вложения.