Инструкция для оформления документа «Решение о командировании»
Для оформления запроса на командировку Вам необходимо:
. В разделе "Сотрудникам" выбрать меню "Внутренний портал сотрудникам". Ввести логин и пароль. Если их нет - обратиться в техническую поддержку по номеру 41-41
На данной странице можно оформить запрос на командировку. Для выполнения данной задачи, необходимо воспользоваться кнопкой справа, заполнить соответствующие поля формы и отправить запрос на согласование.
Далее, пользуясь рекомендациями, пошагово заполнить данные о предстоящей командировке:
1.1. Шаг 1
Указать краткую цель командировки, выбрав один из предлагаемых элементов справочника, или выбрать «иные цели».
Далее в текстовом поле необходимо конкретизировать цель командирования.
Выбрать страну, населенный пункт и указать краткое наименовании организации.
Указать дату начала командировки, обращаем внимание, что дата начала командировки должна совпадать с датой выезда в командировку.
Указать дату окончания командировки (обращаем внимание на то, что дата окончания командировки должна совпадать с датой приезда из командировки, которая будет указана в проездных документах.
Выбрать из списка документ – основание командировки, указать его номер и дату, далее прикрепить скан этого документа.
Далее нажать на кнопку – «продолжить» и перейти на следующую страницу.
1.2 Шаг 2
Укажите, требуется ли оплата проезда до места назначения командировки, пункт отправления и пункт прибытия, стоимость проезда, если проезд требуется, то уточните, планируете приобрести билеты самостоятельно или воспользоваться услугами закупок НГУ (необходимо выбрать вариант из предлагаемого списка).
Далее нажать на кнопку – «продолжить» и перейти на следующую страницу.
Укажите аналогичные данные для проезда из места назначения командировки обратно.
1.3 Шаг 3 Проживание.
Укажите, требуется ли проживание. Если проживание требуется, то уточните, планируете забронировать гостиницу самостоятельно или воспользоваться услугами закупок НГУ.
Начало формы
Укажите, требуются ли Вам суточные. Сумма суточных рассчитается автоматически.
1.4 Шаг 4. Выбор места работы по которому оформляется командировка.
Если у Вас несколько мест работы в НГУ, то на данном этапе необходимо выбрать должность, по которой оформляется командировка. Обращаем внимание, что в этом случае необходимо оформить свое отсутствие по другим местам работы, оформив командировку по другим местам работы (командировка, отпуск, отпуск без сохранения оплаты).
Если необходимо оформить командировку и по другому месту работы функционал позволяет скопировать данные
Если вы ошиблись, функционал позволяет с помощью кнопки «Редактировать» вернуться на любой этап и исправить данные.
Для согласования командировки необходимо с помощью кнопки «Отправить на согласование» отправить документ на согласование в 1С «Документооборот»
После отправки на согласование в 1С «Документооборот» создается внутренний документ «Решение о командировании», документ уходит на согласование Вашему непосредственному руководителю.
Порядок согласования:
На любом этапе согласования сотрудник, к которому пришла на согласование задача может задать вопрос по командировке.
В этом случае на Вашу корпоративную почту приходит уведомление о задаче , а в личный кабинет сотрудника на внутреннем портале приходит задача (сообщение, вопрос от согласующего командировку на данном этапе и т.д.)
По кнопке - мои задачи можно перейти в задачу и ознакомиться с ее содержанием.
В поле «Ваш комментарий» необходимо внести ответ на вопрос или требуемую информацию и нажать кнопку «Отправить», после этого ответ будет отправлен в 1С «Документооборот» сотруднику, задавшему вопрос.
На этапе согласования можно посмотреть у какого сотрудника на согласовании находится документ, нажав на кнопку «на согласовании»
Командировку можно отредактировать только до отправки документа на согласование.
Если один из согласующих отказал в согласовании документа (не согласовал) документ становится доступен для редактирования. Его можно отредактировать и отправить на повторное согласование.
2. Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для руководителя структурного подразделения.
Руководителю структурного подразделения, в котором работает сотрудник, направляемый в командировку, приходит задача на электронную почту и в 1С «Документооборот» о необходимости согласовать командировку.
По ссылке из письма можно перейти непосредственно в 1С «Документооборот» для процедуры согласования.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
Для просмотра электронного документа необходимо нажать на ссылку «Решение о командировании», при этом открывается электронный документ, котором заполнены необходимые поля:
Сотрудник, должность сотрудника, место назначения, цель командирования, период командирования.
Переходя по закладкам документа «Проезд», «Суточные», «Проживание», «Прочие расходы» можно ознакомиться с объемами предполагаемого финансового обеспечения командировки.
Для просмотра приложенных документов необходимо открыть вложенный файл(файлы)
В поле «Вид финансирования» необходимо указать вид финансирования из выпадающего списка.
В поле «комментарий для ИФ» можно указать код предполагаемого источника финансирования.
Поле «Вид финансирования» обязательно для заполнения.
После проверки данных и заполнения вида финансирования, необходимо записать документ для сохранения выбранных данных и нажать на кнопку «Согласовано».
Если документ не подлежит согласованию – нажать на кнопку «Не согласовано» и указать причину по которой нельзя согласовать документ.
Для уточнения возникших вопросов по командировке, сотруднику можно задать вопрос с помощью создания «подзадачи»
Для этого в верхней части задачи, полученной для согласования командировки необходимо нажать кнопку «Подзадача» , выбрать «Вопрос автору- Решение о командировании
И в открывшемся окне написать вопрос к сотруднику, который оформляет командировку.
Затем в верхней левой части окна нажать кнопку «Стартовать и закрыть»
После того, как вопрос или сообщение будет получено и обработано сотрудником, оформляющим командировку, в окне подзадач будет размещена информация о выполнении подзадачи (ответ сотрудника), который можно просмотреть с помощью двойного клика мыши.
Если руководитель не согласен с введенными данными, он может не согласовать документ, указав причину. Документ вернется на редактирование к сотруднику, оформляющему командировку.
3. Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для вышестоящего руководителя аналогична инструкции для руководителя структурного подразделения, за исключением указания вида финансирования.
Если руководитель не согласен с введенными данными, он может не согласовать документ, указав причину. Документ вернется на редактирование к сотруднику, оформляющему командировку.
4. Инструкция для сотрудника Управления кадров.
Сотруднику управления кадров, ответственному за подразделение, в котором работает сотрудник оформляющий командировку приходит на почту информация о необходимости согласовать документ «решение о командировании».
Сотрудник по ссылке переходит в 1С «Документооборот» для проверки данных и согласования документа.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
Для просмотра электронного документа необходимо нажать на ссылку «Решение о командировании», при этом открывается электронный документ, котором заполнены необходимые поля:
Сотрудник, должность сотрудника, место назначения, цель командирования, период командирования.
Для просмотра приложенных документов необходимо открыть вложенный файл(файлы).
На закладке «Дополнительно», по кнопке «подписи» проверить правильность подписания документа по подчиненности. При необходимости выбрать другого работодателя.
Проверить кадровое состояние сотрудника по всем местам работы.
При необходимости сообщить сотруднику информацию о том, что нужно оформить отсутствие по другим местам работы.
Для обмена информацией с сотрудником, оформляющим командировку можно создать подзадачу с помощью типовых средств 1С «Документооборот».
Для этого в верхней части задачи, полученной для согласования командировки необходимо нажать кнопку «Подзадача» , выбрать «Вопрос автору- Решение о командировании
И в открывшемся окне написать вопрос к сотруднику, который оформляет командировку.
Затем в верхней левой части окна нажать кнопку «Стартовать и закрыть»
После того, как вопрос или сообщение будет получено и обработано сотрудником, оформляющим командировку, в окне подзадач будет размещена информация о выполнении подзадачи (ответ сотрудника), который можно просмотреть с помощью двойного клика мыши.
Если замечаний нет, согласовать документ «Решение о командировании»,
Если сотрудник УК не согласен с введенными данными, он может не согласовать документ, указав причину. Документ вернется на редактирование к сотруднику, оформляющему командировку.
5. Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для сотрудника УБУ.
Сотруднику УБУ, ответственному за согласование документов «решение о командировании» приходит на почту информация о необходимости согласовать новый документ.
Сотрудник по ссылке переходит в 1С «Документооборот» для проверки данных и согласования документа.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
При отсутствии задолженности или других вопросов по командировке, сотрудник УБУ согласовывает документ.
При необходимости сотрудник УБУ может отправить сообщение сотруднику, оформляющему командировку с помощью создания подзадачи
После получения ответа от сотрудника информация о выполненной подзадаче появится справа под окном с приложенными документами.
Ознакомиться с ответом можно кликнув правой кнопкой мыши на строке «Проверить..».
Если сотрудник УБУ не согласен с введенными данными, он может не согласовать документ, указав причину. Документ вернется на редактирование к сотруднику, оформляющему командировку.
6. Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для сотрудника ПФУ.
Сотруднику ПФУ, ответственному за согласование документов «решение о командировании» приходит на почту информация о необходимости согласовать новый документ. Для сотрудников с категорией персонала «Научный» и «НВП» задачи на согласование идут отдельным потоком.
Сотрудник по ссылке переходит в 1С «Документооборот» для проверки данных и согласования документа.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
Для просмотра электронного документа необходимо нажать на ссылку «Решение о командировании», при этом открывается электронный документ, котором заполнены необходимые поля:
Сотрудник, должность сотрудника, место назначения, цель командирования, период командирования, вид финансирования.
Переходя по закладкам документа «Проезд», «Суточные», «Проживание», «Прочие расходы» можно ознакомиться с объемами предполагаемого финансового обеспечения командировки.
Для просмотра приложенных документов необходимо открыть вложенный файл(файлы)
Сотрудник ПФУ указывает конкретный источник финансирования для всего документа, если все расходы будут отнесены к одному ИФ, или указывает ИФ для каждой закладки.
На закладке «Дополнительно» указывается ИФ для выплаты заработной платы сотруднику на период командировки.
После заполнения необходимых полей документ нужно записать.
Для согласования документа необходимо нажать кнопку «Согласовано» в левом нижнем углу экранной формы задачи.
Для обмена информацией с сотрудником, оформляющим командировку можно создать подзадачу с помощью типовых средств 1С «Документооборот».
Для этого в верхней части задачи, полученной для согласования командировки необходимо нажать кнопку «Подзадача» , выбрать «Вопрос автору- Решение о командировании.
И в открывшемся окне написать вопрос к сотруднику, который оформляет командировку.
Затем в верхней левой части окна нажать кнопку «Стартовать и закрыть»
После того, как вопрос или сообщение будет получено и обработано сотрудником, оформляющим командировку, в окне подзадач будет размещена информация о выполнении подзадачи (ответ сотрудника), который можно просмотреть с помощью двойного клика мыши.
Если замечаний нет, согласовать документ «Решение о командировании».
Если сотрудник ПФУ не согласен с введенными данными, он может не согласовать документ, указав причину. Документ вернется на редактирование к сотруднику, оформляющему командировку.
7. Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для распорядителей средств.
Если финансирование на командировку предполагается выделить из средств ПИШ, 2030, грантов и т.д. документ должен быть согласован с сотрудниками, контролирующими расходы по таким источникам.
Сотруднику, контролирующему финансирование из таких источников, приходит задача на электронную почту и в 1С «Документооборот» о необходимости согласовать использование ИФ для командировки.
По ссылке из письма можно перейти непосредственно в 1С «Документооборот» для процедуры согласования.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
Для просмотра электронного документа необходимо нажать на ссылку «Решение о командировании», при этом открывается электронный документ, в котором заполнены необходимые поля: сотрудник, должность сотрудника, место назначения, цель командирования, период командирования, вид финансирования.
Переходя по закладкам документа «Проезд», «Суточные», «Проживание», «Прочие расходы» можно ознакомиться с объемами предполагаемого финансового обеспечения командировки.
Для просмотра приложенных документов необходимо открыть вложенный файл(файлы)
В поле «Вид финансирования» предварительно указан вид финансирования.
Необходимо в поле «Комментарий для ИФ» указать код конкретного ИФ для финансирования командировки.
Поле «Комментарий для ИФ» обязательно для заполнения.
После проверки данных и заполнения вида финансирования, необходимо записать документ для сохранения выбранных данных и нажать на кнопку «Согласовано».
Если документ не подлежит согласованию – нажать на кнопку «Не согласовано» и указать причину по которой нельзя согласовать документ.
Для уточнения возникших вопросов по командировке, сотруднику можно задать вопрос с помощью создания «подзадачи»
Для этого в верхней части задачи, полученной для согласования командировки необходимо нажать кнопку «Подзадача» , выбрать «Вопрос автору- Решение о командировании
И в открывшемся окне написать вопрос к сотруднику, который оформляет командировку.
Затем в верхней левой части окна нажать кнопку «Стартовать и закрыть»
После того, как вопрос или сообщение будет получено и обработано сотрудником, оформляющим командировку, в окне подзадач будет размещена информация о выполнении подзадачи (ответ сотрудника), который можно просмотреть с помощью двойного клика мыши.
Если документ не подлежит согласованию, необходимо нажать кнопку «Не согласовано», указав причину отказа в согласовании.