Общие рекомендации:
- Для отправки файлов размером более 1Мб рекомендуем разместить документ в облаке НГУ (инструкция - Вход и управление доступами в хранилище Nextcloud ) и в письмо вложить ссылку на документ.
- Удалять старые и ненужные письма
- Хранить на сервере почту не старше 1 года
- Держать общий объём почты не превышающим 2.5Гб
- Когда получили письмо с вложением - сохраните вложение себе на ПК, а из письма удалите его.
- Если используется в работе локальный почтовый клиент, то перейти на протокол POP и удалять письма старше 3-х месяцев на сервере.
Запрещается:
- Отправлять письма с вложениями более 1Мб на несколько человек (находящихся на территории НГУ).
- Отправлять фото, видео-материалы коллегам, вложив их в письмо
- Отправлять большие (более 1Мб) документы коллегам
- Сканирование напрямую на почту
Не рекомендуется:
- Сканирование напрямую на почту
для дальнейшего размещения в Базе знаний пользователей НГУ
что можно делать что нельзя, что можно хранить что нельзя, и собственно почему. Квоты, допустимые вложения.