Инструкция для оформления документа «Решение о командировании»
- Инструкция для сотрудника, оформляющего командировку.
Для оформления запроса на командировку Вам необходимо:
- Зайти на сайт НГУ https://www.nsu.ru/n/
. В разделе "Сотрудникам" выбрать меню "Внутренний портал сотрудникам". Ввести логин и пароль. Если их нет - обратиться в техническую поддержку по номеру 41-41 - Открыть на сайте НГУ страницу Сотрудникам «Внутренний портал сотрудникам»
- Перейти на вкладку «Электронный УК»
- Выбрать раздел «Мои командировки».
На данной странице можно оформить запрос на командировку. Для выполнения данной задачи, необходимо воспользоваться кнопкой справа, заполнить соответствующие поля формы и отправить запрос на согласование.
Далее, пользуясь рекомендациями, пошагово заполнить данные о предстоящей командировке:
- Шаг 1
Указать краткую цель командировки, выбрав один из предлагаемых элементов справочника, или выбрать «иные цели».
Далее в текстовом поле необходимо конкретизировать цель командирования.
Выбрать страну, населенный пункт и указать краткое наименовании организации.
Указать дату начала командировки, обращаем внимание, что дата начала командировки должна совпадать с датой выезда в командировку.
Указать дату окончания командировки (обращаем внимание на то, что дата окончания командировки должна совпадать с датой приезда из командировки, которая будет указана в проездных документах.
Выбрать из списка документ – основание командировки, указать его номер и дату, далее прикрепить скан этого документа.
Далее нажать на кнопку – «продолжить» и перейти на следующую страницу.
- Шаг 2
Укажите, требуется ли оплата проезда до места назначения командировки, пункт отправления и пункт прибытия, стоимость проезда, если проезд требуется, то уточните, планируете приобрести билеты самостоятельно или воспользоваться услугами закупок НГУ (необходимо выбрать вариант из предлагаемого списка).
Далее нажать на кнопку – «продолжить» и перейти на следующую страницу.
Укажите аналогичные данные для проезда из места назначения командировки обратно.
- Шаг 3 Проживание.
Укажите, требуется ли проживание. Если проживание требуется, то уточните, планируете забронировать гостиницу самостоятельно или воспользоваться услугами закупок НГУ.
Начало формы
Укажите, требуются ли Вам суточные. Сумма суточных рассчитается автоматически.
Конец формы
- Шаг 4. Выбор места работы по которому оформляется командировка.
Если у Вас несколько мест работы в НГУ, то на данном этапе необходимо выбрать должность, по которой оформляется командировка. Обращаем внимание, что в этом случае необходимо оформить свое отсутствие по другим местам работы, оформив командировку по другим местам работы (командировка, отпуск, отпуск без сохранения оплаты).
Если необходимо оформить командировку и по другому месту работы функционал позволяет скопировать данные
Если вы ошиблись, функционал позволяет с помощью кнопки «Редактировать» вернуться на любой этап и исправить данные.
Для согласования командировки необходимо с помощью кнопки «Отправить на согласование» отправить документ на согласование в 1С «Документооборот»
После отправки на согласование в 1С «Документооборот» создается внутренний документ «Решение о командировании», документ уходит на согласование Вашему непосредственному руководителю.
Порядок согласования:
- Руководитель структурного подразделения.
- Руководитель вышестоящего подразделения (если подразделение входит в структуру вышестоящего подразделения).
- Управление кадров.
- Распорядитель средств (Если средства выделяются из средств, использование которых должно быть согласовано с ответственными лицами УКПР, ПИШ, УСАНИ.)
- Управление бухгалтерского учета.
- Планово-финансовое управление.
- После положительного согласования всеми согласующими сторонами, документ уходит на утверждение работодателю (руководителю организации) (по подчиненности).
На любом этапе согласования сотрудник, к которому пришла на согласование задача может задать вопрос по командировке.
В этом случае на Вашу корпоративную почту приходит уведомление о задаче , а в личный кабинет сотрудника на внутреннем портале приходит задача (сообщение, вопрос от согласующего командировку на данном этапе и т.д.)
По кнопке- мои задачи можно перейти в задачу и ознакомиться с ее содержанием.
В поле «Ваш комментарий» необходимо внести ответ на вопрос или требуемую информацию и нажать кнопку «Отправить», после этого ответ будет отправлен в 1С «Документооборот» сотруднику, задавшему вопрос.
На этапе согласования можно посмотреть у какого сотрудника на согласовании находится документ, нажав на кнопку «на согласовании» 
Командировку можно отредактировать только до отправки документа на согласование.
Если один из согласующих отказал в согласовании документа (не согласовал) документ становится доступен для редактирования. Его можно отредактировать и отправить на повторное согласование.
- Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для руководителя структурного подразделения.
...
- Проверьте данные о периоде и цели командирования, которые заполнил Ваш сотрудник.
- Заполните данные по виду финансирования из предлагаемого списка.
- Согласуйте документ "Решение о командировании сотрудника.
...
- Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для вышестоящего руководителя аналогична инструкции для руководителя структурного подразделения, за исключением указания вида финансирования.
Если руководитель не согласен с введенными данными, он может не согласовать документ, указав причину. Документ вернется на редактирование к сотруднику, оформляющему командировку.
- Инструкция для сотрудника Управления кадров.
Сотруднику управления кадров, ответственному за подразделение, в котором работает сотрудник оформляющий командировку приходит на почту информация о необходимости согласовать документ «решение о командировании».
Сотрудник по ссылке переходит в 1С «Документооборот» для проверки данных и согласования документа.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
- Проверить сроки, место, цель командирования.
- Согласуйте документ "Решение о командировании сотрудника.
...
- Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для сотрудника УБУ.
Сотруднику УБУ, ответственному за согласование документов «решение о командировании» приходит на почту информация о необходимости согласовать новый документ.
Сотрудник по ссылке переходит в 1С «Документооборот» для проверки данных и согласования документа.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
- Проверить задолженность по сотруднику.
- Согласовать документ.
При отсутствии задолженности или других вопросов по командировке, сотрудник УБУ согласовывает документ.
При необходимости сотрудник УБУ может отправить сообщение сотруднику, оформляющему командировку с помощью создания подзадачи
После получения ответа от сотрудника информация о выполненной подзадаче появится справа под окном с приложенными документами.
Ознакомиться с ответом можно кликнув правой кнопкой мыши на строке «Проверить..».
Если сотрудник УБУ не согласен с введенными данными, он может не согласовать документ, указав причину. Документ вернется на редактирование к сотруднику, оформляющему командировку.
- Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для сотрудника ПФУ.
Сотруднику ПФУ, ответственному за согласование документов «решение о командировании» приходит на почту информация о необходимости согласовать новый документ. Для сотрудников с категорией персонала «Научный» и «НВП» задачи на согласование идут отдельным потоком.
Сотрудник по ссылке переходит в 1С «Документооборот» для проверки данных и согласования документа.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
- Проставить ИФ в табличных частях.
- Проставить ИФ для з/п.
...
- Инструкция по прохождению согласования документа «Решение о командировании» для распорядителей средств.
Если финансирование на командировку предполагается выделить из средств ПИШ, 2030, грантов и т.д. документ должен быть согласован с сотрудниками, контролирующими расходы по таким источникам.
Сотруднику, контролирующему финансирование из таких источников, приходит задача на электронную почту и в 1С «Документооборот» о необходимости согласовать использование ИФ для командировки.
По ссылке из письма можно перейти непосредственно в 1С «Документооборот» для процедуры согласования.
Для оператора в задаче подготовлено сообщение, в котором описывается примерный алгоритм:
- Заполните комментарий определяющий источник финансирования,
- согласуйте использование средств данного ИФ.
Для просмотра электронного документа необходимо нажать на ссылку «Решение о командировании», при этом открывается электронный документ, в котором заполнены необходимые поля: сотрудник, должность сотрудника, место назначения, цель командирования, период командирования, вид финансирования.
Переходя по закладкам документа «Проезд», «Суточные», «Проживание», «Прочие расходы» можно ознакомиться с объемами предполагаемого финансового обеспечения командировки.
Для просмотра приложенных документов необходимо открыть вложенный файл(файлы)Якорь
Необходимо в поле «Комментарий для ИФ» указать код конкретного ИФ для финансирования командировки.
Поле «Комментарий для ИФ» обязательно для заполнения.
После проверки данных и заполнения вида финансирования, необходимо записать документ для сохранения выбранных данных и нажать на кнопку «Согласовано».
Если документ не подлежит согласованию – нажать на кнопку «Не согласовано» и указать причину по которой нельзя согласовать документ.
Для уточнения возникших вопросов по командировке, сотруднику можно задать вопрос с помощью создания «подзадачи»
Для этого в верхней части задачи, полученной для согласования командировки необходимо нажать кнопку «Подзадача» , выбрать «Вопрос автору- Решение о командировании
И в открывшемся окне написать вопрос к сотруднику, который оформляет командировку.
Затем в верхней левой части окна нажать кнопку «Стартовать и закрыть»
После того, как вопрос или сообщение будет получено и обработано сотрудником, оформляющим командировку, в окне подзадач будет размещена информация о выполнении подзадачи (ответ сотрудника), который можно просмотреть с помощью двойного клика мыши.
Если документ не подлежит согласованию, необходимо нажать кнопку «Не согласовано», указав причину отказа в согласовании.
| Page Tree | ||
|---|---|---|
|